Prozessoptimierung durch Technologie: Systeme müssen dem Nutzer dienen, nicht der IT

Wie schafft man es etwa bei der Einführung eines PIM-Systems, typische Gewohnheiten zu brechen? Ohne den Endanwender – also die eigenen Kollegen – vor den Kopf zu stoßen? Gerade bei einer PIM-System-Einführung findet man heilige Kühe relativ schnell, da ein neues System für Produktdaten oft auch mit weitreichenden Prozessänderungen einhergeht. Heilige Kühe kommen dabei oft in Phrasenform a la „Das haben wir schon immer so gemacht!“ daher. Häufig muss man aber tiefer graben, um zu verstehen, warum jetzt an dieser Stelle nochmals eine Genehmigung von Person X eingeholt werden muss oder wieso bestimmte Abläufe angeblich niemals automatisierbar sind.

Hat man die heilige Kuh identifiziert, sollte man gründlich abwägen: Ist es möglich den alten Prozess ohne wirkliche Einbußen zu übernehmen oder sollte man lieber Klartext sprechen und den Prozess über den Jordan gehen lassen? Welche Auswirkungen hat es womöglich auf die User Adoption, wenn die Anwender vor den Kopf gestoßen werden? Pauschale Antworten gibt es auf diese Fragen nicht.

Was bei der Entscheidung hilft ist – so banal es klingen mag – Einfühlungsvermögen und Empathie. Selbst für unnötig komplex gestaltete Prozesse gibt es eine Daseinsberechtigung, sofern die Endnutzer bestimmte Vorgänge in ihrer Gänze adaptiert haben. Das gestaltet ihre Ablösung so schwierig. Nun sind unternehmensinterne Systemwechsel aber eine seltene Gelegenheit, um alte Prozesse auszumisten.

Die Erfahrung zeigt, dass der erste richtige Schritt die Identifizierung der tatsächlichen Stakeholder ist. Nicht selten wird dabei auf IT- oder andere Bereichsleiter geschielt, die mit dem operativen Geschäft aber begrenzt zu tun haben. Daher kann man es nicht oft genug sagen: Bindet die Endnutzer ein!

Um beim Beispiel der Einführung oder Ablösung eines PIM-Systems zu bleiben: Es nützt nichts, dem IT-Leiter durch die Systemwahl einen Gefallen zu tun. Vielmehr sollten die Endanwender von einem passenden PIM-System profitieren und damit letztendlich auch die Kunden. Die Einbindung von Mitarbeitern beispielsweise aus der Produktentwicklung oder Marketing sollte unabhängig von der Hierarchiestufe innerhalb des Unternehmens geschehen: Jeder sollte seine Meinung abgeben können, denn so identifiziert man heilige Kühe umso schneller. Steht man nun in der Konzeptionsphase vor einem Prozess, der es wohl nicht überleben wird, muss man den entsprechenden Stakeholdern Alternativen anbieten und diese klar mit den Vorteilen kommunizieren. Zusätzlich sollte man mit den Endanwendern und einem Set an verschiedenen Methoden, wie beispielsweise Design Thinking, eine Lösung entwickeln.

Dadurch werden alle Beteiligten zum Teil der Lösung und entwickeln ihre eigene Nutzen-Perspektive. Ehrlicherweise wird man dennoch mit sturen Kollegen umgehen müssen, doch der Fokus auf die Mehrwerte für die meisten Nutzer beschleunigt am Ende die erfolgreiche Jagd auf die heilige Kuh.

Zum Autor: Christian Otto Grötsch ist Gründer und Geschäftsführer der Full-Service-Digitalagentur dotSource. Er startete seine Karriere beim multinationalen Onlineauktionshaus auXion und wechselte im Jahr 2000 in die Kernproduktentwicklung und Presales-Beratung der Intershop Communications AG.
Seit 2006 berät er als Geschäftsführer der Agentur dotSource auf Top-Management-Ebene Unternehmen aus dem Mittelstand sowie international operierende Konzerne zu Strategien und Technologien für die digitale Gestaltung von Kundenbeziehungen.

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Anna Nertinger

Über Anna Nertinger

Assistentin der Geschäftsleitung der CONTENTSERV GmbH. Hier und dort und überall.
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